Com a chegada da pandemia em 2020, muitas empresas tiveram que migrar para o trabalho remoto, conhecido como Home Office. Neste artigo, serão apresentadas algumas dicas essenciais para tornar o trabalho Home Office mais produtivo, utilizando os princípios dos 5S da produtividade.
Relevância crescente do Home Office
Atualmente, mesmo com a persistência da pandemia, o trabalho Home Office ganhou maior visibilidade, transformando-se em uma opção híbrida ou permanente para muitas empresas.
Desafios do Trabalho Remoto sem Planejamento
Para aqueles que precisaram se adaptar ao trabalho remoto devido à pandemia, o maior desafio relatado foi a dificuldade em manter a produtividade, o foco e o desenvolvimento profissional trabalhando em casa. Considerando essa realidade, este artigo oferece orientações valiosas para aqueles que ainda enfrentam dificuldades em se adaptar a essa modalidade de trabalho.
Os 5S da produtividade para um home office mais produtivo
1. Senso de Utilização
É importante que o espaço de trabalho contenha apenas o que é útil para as atividades diárias. Um ambiente livre de objetos desnecessários contribui para manter o foco. Sugere-se analisar os objetos presentes na mesa de trabalho e classificá-los conforme a frequência de uso, descartando os menos úteis.
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2. Senso de Organização
A organização dos objetos considerados úteis é fundamental para evitar distrações. Recomenda-se posicionar o computador ao centro e os objetos nas laterais (lado direito ou esquerdo), conforme a comodidade do trabalhador. Além disso, priorize a proximidade dos itens mais frequentemente utilizados ou necessários para o cotidiano laboral.
3. Senso de Limpeza
A limpeza do ambiente de trabalho é crucial para promover um espaço saudável e produtivo. Além disso, manter uma lixeira próxima, ou abaixo da mesa, possibilita o descarte adequado de resíduos diários. Isso evita acúmulos indesejáveis que possam gerar desconforto e distrações.
4. Senso de Padronização
A manutenção de um padrão organizacional é essencial para evitar conflitos e poupar tempo na busca por itens importantes. Nesse sentido, recomenda-se que os objetos sejam sempre guardados nos mesmos locais após o uso. Além disso, é importante assegurar que, no caso de materiais que requerem reposição constante, estejam sempre abastecidos. Dessa forma, a organização se torna mais eficiente e facilita o acesso aos itens necessários quando precisamos deles.
5. Senso de Disciplina
A disciplina é um fator determinante para transformar a rotina de trabalho em um hábito bem-sucedido. Por trabalhar sem o monitoramento direto de uma empresa, é crucial autogerenciar-se. Nesse sentido, é essencial realizar correções quando necessário para evitar procrastinação e manter o foco nas tarefas estabelecidas. Ao estabelecer uma disciplina sólida, torna-se possível manter a produtividade e alcançar os objetivos de forma mais eficiente, mesmo em um ambiente de trabalho independente.
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Dicas adicionais para maximizar a produtividade no Home Office
- Elaboração de Listas de Tarefas: Elaborar uma lista de tarefas é uma prática altamente eficaz para otimizar o dia de trabalho, mesmo para aqueles que têm clareza sobre suas atividades diárias. Ao registrar as tarefas em uma lista, é possível reduzir o tempo gasto em decisões sobre o que deve ser feito e minimizar a carga mental. O uso de papéis, agendas físicas ou aplicativos digitais são alternativas para organizar as tarefas. Inclusive, é recomendável anotar até mesmo atividades menos relevantes e incorporar novas demandas ou ideias que surjam durante o dia.
- Desativação das Notificações do Celular: Desativar as notificações do celular é uma estratégia poderosa para aqueles que trabalham em casa, uma vez que o dispositivo móvel pode ser altamente distrativo. Configurar o celular no modo silencioso e virá-lo com a tela para baixo evita que as notificações desviem a atenção durante o expediente.
- Intervalos Curtos durante o Trabalho: Fazer pausas breves é essencial para descansar a mente e a visão, bem como para recuperar o foco total. Recomenda-se fazer intervalos de 5 minutos a cada hora em tarefas mais intensas. Durante esse período, é possível tomar um café ou verificar o celular, desde que o tempo seja administrado com responsabilidade.
Conclusão: Home Office mais produtivo com os 5S da produtividade
Seguindo as diretrizes dos 5S da produtividade e aplicando as dicas extras fornecidas neste artigo, é possível alcançar um ambiente de Home Office mais produtivo e gratificante, superando os desafios impostos pela modalidade de trabalho remoto.
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Com a adoção dessas práticas, o profissional estará mais preparado para enfrentar os desafios do trabalho em casa, o que, por sua vez, aumentará sua eficiência e satisfação no desempenho profissional.
Ao implementar essas estratégias, será possível criar um espaço de trabalho organizado, limpo e funcional, que contribuirá para uma maior concentração, foco e realização das tarefas diárias. Além disso, a disciplina e o autogerenciamento serão fundamentais para evitar distrações e procrastinação, garantindo assim uma rotina mais produtiva e bem-sucedida. Dessa forma, o Home Office pode se tornar um ambiente propício para o crescimento profissional e pessoal, proporcionando um equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.
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